Plataforma de atendimento que ajuda a organizar o atendimento ao cliente dos escritórios

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Imagine chegar a uma loja de móveis querendo comprar um sofá retrátil marrom, então você procura um vendedor e simplesmente não vê nenhum na loja ou eles estão atendendo outras pessoas e simplesmente te ignoram.

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É assim que o cliente se sente quando fala com você pelo WhatsApp e demora a ser respondido. O atendimento demorado e desorganizado é como uma loja vazia. O cliente que entra em contato, seja no meio físico ou digital, quer ser respondido com agilidade e eficiência.

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Atendimento ruim e desorganização são sinônimos de poucas vendas ou perda de oportunidades de fechar contratos.

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E se você trabalha em um escritório, sabe que o fechamento de novos negócios é essencial para que a empresa continue operando e crescendo.

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Por isso mesmo, é importante dar atenção a um dos ativos mais importantes de todos os negócios: o cliente.

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Além disso, um bom atendimento demonstra profissionalismo e passa confiança ao cliente.

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> Veja as melhores práticas para o atendimento online ao cliente

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Vamos te mostrar como uma ferramenta descomplicada ajuda a organizar a rotina de atendimento do seu escritório. Continua lendo para saber de tudo!

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Como uma plataforma de atendimento digital ajuda a organizar o escritório

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Uma empresa organizada é sinônimo de redução de custos. E para que isso aconteça, existem ferramentas que ajudam no dia a dia do seu time de atendimento.

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Esse rápido vídeo explica as maiores vantagens de uma plataforma de atendimento digital:

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Uma plataforma de atendimento digital como a da Suri, é uma interface que ajuda você a:

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Concentrar os atendentes da empresa em um só lugar
Centralizar os canais de atendimento também em um único lugar
Ter um único número de WhatsApp para toda a empresa
Acompanhar todos os atendimentos
Transferir conversas entre setores e atendentes
Atender os clientes de diferentes canais em uma única fila de atendimento

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Você vai entender ainda melhor nos próximos tópicos.

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Como atender os clientes de maneira mais rápida?

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Uma plataforma de atendimento como a Suri permite que você utilize um chatbot para automatizar o atendimento ao cliente. Com isso, o cliente é respondido imediatamente e não fica esperando por respostas.

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E se o cliente precisar resolver alguma demanda com um humano, o chatbot transfere a conversa para um atendente.

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> Veja como fazer um atendimento humanizado com a ajuda de um chatbot

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É possível atender mais de um cliente ao mesmo tempo?

Sim! Enquanto um cliente está sendo atendido pela automação, você pode estar atendendo outro cliente.

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Além disso, clientes que chegam por diferentes canais, como WhatsApp, Instagram, Messenger do Facebook e Site, entram em uma única fila de atendimento. O que faz com que eles sejam atendidos o mais rápido possível por quem estiver disponível e também sejam atendidos por ordem de chegada.

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Como organizar os contatos dos clientes?

Dentro da plataforma Suri, é possível adicionar etiquetas aos nomes dos clientes, assim você consegue saber em qual etapa do atendimento ele se encontra.

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Ou seja, se ele é um cliente que já fechou um contrato ou ficou de dar a resposta, você consegue sinalizar isso com a ajuda da etiqueta.

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A partir disso, é possível saber quais informações serão necessárias fornecer, qual tipo de linguagem usar e até mesmo quais tipos de gatilhos mentais utilizar em cada etapa do funil de atendimento.

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Como ter várias pessoas do escritório em um único número de WhatsApp?

A Suri realiza integração com a API do WhatsApp, o que permite que aplicativos como o WhatsApp, por exemplo, se conectem a plataforma de atendimento digital, CRM, um sistema de gestão e logística ou uma plataforma de marketing digital.

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Tendo em vista que é possível conectar o app a uma plataforma de atendimento, também é possível colocar vários atendentes com acesso ao mesmo número de WhatsApp por meio da plataforma.

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Demais, né?

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E a melhor notícia é que a solução da Suri não cobra nada a mais por atendente, e você consegue colocar um número ilimitado de atendentes realizando o suporte ao cliente e sem pagar nada a mais por isso.

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Passo a passo para organizar o atendimento ao cliente

É importante ter processos de atendimento bem definidos para garantir o profissionalismo do seu suporte ao cliente, e também para evitar situações como as longas demoras para responder clientes.

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Por isso, se as suas estratégias e metas de atendimento ainda não estão bem definidas, siga o passo a passo para iniciar a organização do atendimento do seu escritório.

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1.Faça um diagnóstico do seu atendimento

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Compreenda o momento atual do seu atendimento, enumerando os pontos fortes e fracos a fim de entender o que pode ser melhorado ou fortalecido.

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Vocês podem fazer uma análise SWOT - ferramenta de planejamento estratégico - do setor de atendimento para identificar forças, fraquezas, oportunidades e ameaças desse setor.

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2.Defina a sua persona

A persona é a representação fictícia do cliente ideal de um negócio. Ou seja, além dos dados demográficos, também é importante conhecer os hábitos e gostos do seu público, justamente para entender como eles costumam consumir e se relacionar com as marcas.

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Com isso, será possível usar a linguagem ideal para se comunicar com o cliente, entender as dores e necessidades, e as expectativas que ele deposita sobre você.

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3.Defina os responsáveis

Dentro do setor de atendimento, é importante definir quem é responsável pelo quê, a fim de que as tarefas não fiquem sem dono, ou que as pessoas não saibam pelo que são responsáveis

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Organize os atendentes por setores, especialidades, ou etapas do atendimento. Ter clareza sobre quem é responsável pelo quê também dá celeridade aos processos.

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4.Crie roteiros para as perguntas mais frequentes

Separe respostas prontas para as perguntas mais frequentes e também uma pasta com documentos mais importantes para serem enviados. Isso agiliza o processo de atendimento.

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5.Defina as ferramentas que ajudarão no atendimento

É importante contar com ferramentas para garantir a organização dos processos no setor de atendimento.

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Ferramentas como Asana, Notion, Trello, Figma e a Suri ajudam no gerenciamento de projetos e na rotina das empresas, além de colaborarem para o compartilhamento de conteúdos.

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Por isso, vocês podem selecionar uma lista de ferramentas e defini-las como base para os processos de atendimento da empresa.

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Conclusão

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Uma coisa é certa: administrar as demandas do dia a dia e ainda responder com agilidade os clientes que chegam pelo WhatsApp, Instagram, Facebook e outros canais, não é uma tarefa nada fácil, mas é completamente possível com a ajuda das estratégias corretas.

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Logo, se você tem um escritório de contabilidade, de advocacia ou uma clínica médica, por exemplo, é importante dar atenção ao atendimento aos processos de atendimento ao cliente para garantir a qualidade do atendimento, a satisfação do cliente e a retenção de clientes.

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Uma plataforma de atendimento digital como a Suri, ajuda o seu escritório a:

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Atender 24h
Responder até 70% das demandas de maneira automática
Transferir automaticamente para setores e atendentes
Ter múltiplos atendentes em um mesmo número de WhatsApp
Ter modelos de respostas prontos (template) para enviar rapidamente ao cliente

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Até o próximo conteúdo!

Como organizar o atendimento ao cliente do seu escritório com a Suri